E-Defter SSS

1.e-Defter Nedir?

Gelirler İdaresi’nin 24.02.2011 tarihinde yayınladığı, Elektronik Defter Genel Tebliği’nde e-Defter: “Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.” şeklinde tanımlanmıştır.

2. Hangi Defterler e-Defter Olarak Tutulabilir?

GİB tarafından belirlenen ve e-Defter olarak tutulabilecek defterler; Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebirdir.

3. e-Defter Uygulamasından Kimler Yararlanabilir?

Bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve tüzel kişiler e-Defter uygulamasından yararlanabileceklerdir.

4. Anonim Ve Limited Şirketlerin e-Defter Tutabilmesinin Şartları Nelerdir?

e-Fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip, mali mührünü temin etmiş, e-Defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olan anonim ve limited şirketler, yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde e-Defter tutma hakkına sahip olacaklardır.

5. Gerçek Kişilerin e-Defter Tutabilmesinin Şartları Nelerdir?

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu çerçevesinde güvenli elektronik imza temin etmiş, e-Defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olan gerçek kişiler, yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde e-defter tutma hakkına sahip olacaklardır..

• e-Defter uygulamasının teknik kılavuzlarına göre her ayrı belge ayrı yevmiye kayıtlarında gösterilmesi gerektiği belirtilmiştir. Bununla ilgili bir tebliğ yer almıyor. 17.09.2014 tarihine kadar entegre işlemlerimizde kasa tek bir yevmiye fişinde, aynı tarihli faturalar tek bir yevmiye fişi şeklinde kayıt edilmiştir. Bu konuda ne yapabiliriz.

19 Aralık 2012 tarihinde yayımlanan Defter Tutma Usulleri ile ilgili tebliğde yevmiye kaydına esas teşkil eden belgenin tarih ve numarası yazılması gerektiği yönünde bir hüküm yer almaktadır. Dolayısıyla belgesi olan bir işlem için e-defter uygulamasında belge türü seçilerek belge tarihi ve numarasının yazılması gerekiyor.

• Muhasebe programımız farklı müşteri/tedarikçilere ait birden fazla alış veya satış faturalarını birleştirerek tek bir yevmiye fişinde kayıt etmektedir. Her bir belgenin ayrı yevmiye kayıtlarında gösterilmesi gerektiği yönünde bir hüküm var mıdır?

Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığından 19/12/2012 tarih ve 28502 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin 6. maddesinde “Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları yazılmalıdır. Bu hükme göre muhasebe kaydına teşkil eden bir belge varsa bu belge “belge türü” olarak yazılmalıdır. Bu durumda her bir belge bir yevmiye maddesine kayıt edilmesi gerekmektedir.

• Her gün için düzenlediğimiz satış faturalarını tek bir muhasebe fişi ile kayıt ediyoruz. Bu yevmiye maddesinin içerisinde o güne ait düzenlenen tüm satış faturaların bilgileri mevcuttur. E-defter mevzuatına göre tüm satış faturalarını tek bir yevmiye kayıtı ile e-defterde gösterebilir miyiz?

e-Defter uygulamasında fatura kayıtlarınızı belge türü fatura seçerek belge numarası ve belge tarihi girerek kayıt etme zorunluluğu bulunmaktadır. Belge tarihi ve numarası gireceğiniz için birden fazla faturayı aynı yevmiye maddesine kaydetmeniz mümkün olmayacaktır.

6. Bordronun İçinde Birden Fazla Çek Olduğunda Ne Yapılması Gerekmektedir?

Birden fazla çekin ayrıntılı bilgilerini çek bordrosuna yazıp bu bordroyu firma imzalayıp kaşeleyip saklamak kaydıyla belge türü “other” yazılarak belge açıklaması “Çek Bordrosu” yazılarak tarih ve numara yazarak kayıt edebilirsiniz.

7. Çekler Bankaya Toplu Tahsile Gönderilirken Nelere Dikkat Etmemiz Gerekiyor?

Banka dekontuna uygun belge türü yazarak kayıt edebilirsiniz. e-Defter uygulaması yukarıdaki tabloda belirtilen şekilde XML’i oluşturacaktır. Çek işletmeye alınırken ve tahsilat yapılırken de ayrı yevmiye maddesinde kayıt edilmesi gerekmektedir.

8. Yazar Kasa Fişlerinin Kaydında Nelere Dikkat Edilmesi Gerekmektedir?

Düzenlediğiniz yazar kasa fişlerini kaydetmek istiyorsanız, gün sonu alınan “Z Raporunu” belge türü alanına “Z Raporu” yazılarak bu raporun tarih ve numarasını yazarak kaydedilmesi gerekmektedir.

Düzenlenen yazar kasa fişlerini ise bir icmal listesinde ayrıntıları gösterilmek ve bu icmal listesinin firma tarafından kaşeli imzalı saklanması şartıyla belge türü “other” ve belge açıklaması alanına “İcmal Listesi” yazıldıktan sonra bu listenin tarih ve numarasını belirterek kayıt edilebilmektedir.

9. İrsaliye Hareketi İle Oluşan Muhasebe Belgeleri Nasıl Kaydedilir?

İrsaliyenin kayıt edileceği ile ilgili e-defter uygulamasında (teknik olarak) bir zorunluluk yoktur. İrsaliye bilgilerini kaydetmek istiyorsanız belge türü alanına “irsaliye” yazarak tarih ve numara belirterek kayıt edilebilmektedir.

10. Personel Masrafları Nasıl Kaydedilmelidir?

Masraf fişlerinin ayrıntılarını gösterir şekilde bir icmal listesinde toplayarak bu listeye bir tarih ve numara verip (firma kaşeli ve imzalı ya da elektronik imzalı halde saklanmak koşulu ile) belge türü uygun açıklama yazılarak kayıt yapılabilmektedir.

11. e-Defterde Defter-i Kebir’de Devir Bilgisi

e-Defter uygulamasında önceki aylara ait kağıt defterlerin devir bilgisinin yazıldığı bir alan bulunmamaktadır. e-Defter uygulamasında her defter parçası kendi içinde tutar bilgisi bulunmakta olup bir sonraki defter parçasına devir olarak aktarılamamaktadır.

12. Mali Mühür Nedir?

Vergi Usul Kanunu kapsamında yapılacak düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere, tüzel kişi ve diğer kurum, kuruluş ve işletmelere ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması fonksiyonlarının yerine getirilmesi amacı ile oluşturulan mali mühür, Başkanlık adına TÜBİTAK-UEKAE tarafından kurulan elektronik sertifika alt yapısını ifade etmektedir.

E-fatura uygulaması için alınan mali mühür, e-defter uygulaması içinde kullanılabilmektedir.

13. e-İmza Ve Mali Mühür Arasındaki Fark Nedir?

e-İmza kişiye verilmekte olup, kişinin ıslak imzasına karşılık gelmektedir. Mali mühür ise firmaya verilir, firma yetkilisi taahhüdü ile  firma için oluşturulmuştur.

14. e-Defter Saklama

1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğ’de defterler her firmanın kendi bilgi işlem sistemlerinde saklanması zorunludur. Alternatif olarak e-defter saklama hizmeti sağlayan entegratör firmalarda da saklanabilir.

15. e-Defter Beratı Nedir?

Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun elektronik defterlere ilişkin bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mühürü ile onaylanmış elektronik dosyadır. Berat dosyasında, hazırlanan e-Defter dosyasının belli bilgileri ve referans olarak imza/mühür kısmı yer almaktadır.

16. Beratın Son Yükleme Tarihi

2 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğinde;

“a) Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.

1. b) Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.” hükmü bulunmaktadır.

17. Gelir İdaresi Tarafından Beratı Onaylanmış Defterde Değişiklik Nasıl Yapılabilir?

1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğin 7-a maddesinde yazan hükme göre durumunuzu değerlendirip dilekçe ile Başkanlığımıza başvurmanız gerekmektedir. Başkanlığımızca yapılacak değerlendirmede eğer uygun bulunursa gerekli işlem yapılıp tarafınıza bilgi verilir.

18. e-Defter Beratı Oluşturulurken Muhasebe Kayıtları GİB’e Aktarılacak mı?

e-Defter muhasebe kayıtları Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılmayacaktır. Tebliğ kapsamında elektronik imzalı veya mali mühürlü olarak e-Defter Beratı ile birlikte mükellef nezdinde saklanacaktır.

19. Hem Kağıt Ortamında Hem de Elektronik Olarak e-Defter Düzenlemek Mümkün mü?

Hem kağıt ortamında hem de elektronik olarak Defter üretmek ve bunların bir arada tutulması mümkün değildir.

20. e-Defterin Ve e-Defter Beratının Saklanması Ve İbrazı Ne Şekilde Olmalıdır?

e-Defter ve e-Defter beratının elektronik, manyetik, optik araçlarla saklanması ve ibraz edilmesi gerekmektedir. Defter ve beratının kağıda bastırılarak saklanması söz konusu değildir. Mali Mühür ile mühürlenmiş e-Defter dosyası mutlaka beratı ile birlikte muhafaza edilmeli, ibraz edilirken de elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir biçimde ibraz edilmelidir.

21. e-Defter Kapanış Onayları Ne Zaman Yapılır?

Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı açılış, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı da kapanış onayını ifade etmektedir.