E İş çözümleri

E İş çözümleri
Herhangi bir aracı kullanmadan ve direkt muhatabınızı DİA olarak görüp e-fatura ve e-defterlerinizi sisteminizde koruyacak, yedekleyecek ve arşivleyeceksiniz. DİA ön muhasebe ve muhasebe sistemleri ile entegre, kolay kullanılır ve hızlı olan DİA E-devlet çözümleri sayesinde hem firmanızın güvenliğini sağlamış olur hem de kağıt israfını minimuma indirgersiniz.

E fatura:
e-Fatura Nedir?
Elektronik faturalama olarak da ifade edebileceğimiz e-fatura, tanımlanan standart kağıt fatura ile tamamen aynı hukuki niteliklere sahip olan, oluşturma, gönderme, saklama ve ibraz gibi adımların tamamının elektronik ortamda gerçekleştirildiği faturalama şeklidir.

e-Fatura teknik anlamda, önceden tanımlanmış kullanıcıların UBL-TR standardında ve elektronik belge olarak düzenledikleri faturaları, belirlenen veri aktarım protokolü aracılığı ile gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısı şeklinde de tanımlanabilmektedir.

e-Fatura gönderip almak isteyen kullanıcıların karşılıklı olarak sisteme kayıtlı olmaları gereklidir. Bu sistem, Maliye Bakanlığı’na bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilmekte ve denetlenmektedir.

Ülkemizde kayıt dışı ekonomi ile mücadele ve kaçakçılığı önleme çalışmalarının sonucu olarak zorunlu tutulan e-fatura, firmaların sisteme entegre olmasının artmasıyla birlikte her geçen gün daha işlevsel hale gelmektedir.

e-Fatura Uygulama Detayları
e-Fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
e-Fatura düzenleyebilmek, gönderebilmek ve alabilmek için öncelikle uygulama üzerinde bir Kullanıcı Hesabı oluşturulması gerekmektedir.
e-Fatura düzenlemek veya fatura almak isteyen mükelleflerin karşılıklı olarak sistemde tanımlı olmaları gerekmektedir.
Aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kağıt faturanın, hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir.
e-Fatura uygulamasının sağlıklı bir biçimde gelişimini sağlamak amacı ile başlangıç aşamasında, sadece anonim ve limited şirket statüsündeki mükelleflerin e-Fatura gönderme ve alması uygun görülmüştür.
Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle, e-faturanın kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir.
Mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-faturaları, üzerindeki mali mühürü de içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde muhafaza etmek ve gerektiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
Mükelleflere ait elektronik faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olup, GİB’den izin alınmış olan hizmet sağlayıcılarından saklama hizmeti alınmasına izin verilmiştir. Sonuç olarak, üçüncü kişiler nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir.
e-Fatura Kullanım Yöntemleri
Faturaların elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi ve yine elektronik olarak muhafaza ve ibraz edilmesi hususunda getirilen yasal çerçeve doğrultusunda ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak geliştirilen DİA E-Fatura çözümleri ile faturanın taraflar arasında güvenli ve hızlı dolaşımı sağlanmış olur.

1. e-Fatura Portal Yöntemi
e-Fatura uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımı sağlanırken, GİB’in sunduğu e-Fatura portali üzerinden e-Faturalar manuel olarak alınıp gönderilebiliyor.

Aylık kesilen ve alınan e-Fatura sayısı dört/beş haneli rakamlara ulaşmıyor, sistemi düzenli olarak takip etme ve firmaya gelen faturaları geç kalmadan kontrol edebilme imkanı var ise “e-Fatura Portal Yöntemi” önerilir.

2. e-Fatura Entegrasyon Yöntemi
Kullanıcılar, belirlenen standartlara uygun entegrasyonu sağladıkları takdirde kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığıyla, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemine entegre olarak e-Fatura uygulamasını kullanabiliyor; böylelikle e-Faturaların alım ve iletim işlemleri otomasyona geçirilebiliyor.

Aylık kesilen ve alınan e-Fatura sayısı beş/altı haneli rakamları aşıyor ve firmada, gerektiğinde 7/24 denetim yapabilecek aktif bir bilgi işlem departmanı var ise “e-Fatura Entegrasyon Yöntemi” önerilir.

3. Özel Entegratörlük Hizmeti
Gelir İdaresi Başkanlığı; elektronik fatura gönderme ve alma işlemlerinin, Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan özel entegrasyon iznini almış hizmet sağlayıcıları vasıtasıyla da yapılabilmesini olanaklı kılmıştır. Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan da özel entegratörlük iznini alan hızlı ve güvenli bir sistemin yatırımını kullanıcı firma adına üstlenir ve böylelikle elektronik faturaların alınıp gönderilmesi bilgi işlem sistemi vasıtasıyla gerçekleştirilir.

e-Fatura Mobile
Akıllı telefonlarla entegre yeni bir çözüm olan e-Fatura Mobile, e-Fatura çözümünü mobil platforma taşımaktadır. Kullanıcıların ihtiyaç ve taleplerine göre geliştirmeler yapan DİA Yazılım mobil uygulamalarla e-Dönüşüm sürecine değer katarak, iş süreçlerine yeni bir bakış açısı kazandırmaktadır. Basit, sade ve kullanışlı uygulama menüsü ile etkin zaman yönetimi ve yüksek verim sağlamaktadır.

e-Fatura Mobile Avantajları:
Gelen/Giden faturalar PDF olarak görüntülenebilmektedir.
Cari hesap, tarih, tutar, fatura durumu, fatura numarası alanları ile gelen ya da giden eski/yeni e-Faturalar detaylı sorgulanabilmektedir.
Aktif gelen ve giden e-Faturaları arama/listeleme imkanı sağlamaktadır.
e-Fatura Avantajları:
Güvenli Veri İletişimi, Daha Hızlı ve Daha Tasarruflu
Bulut teknoıloji ile doğrudan bağlantılı
Yaygın ve tecrübeli Bayii ağı ilr kesintisiz destek
Birden fazla şirket veya maliyet merkezi ile çalışma
Kesintisiz fatura alışverişi ve sıfır veri kaybı
Süresiz saklama hizmeti
Esnek fatura formatları

Başvuru Süreci
e-Fatura Uygulamasından Yararlanmak için Neler Yapılmalı?

1. GİB e-Fatura Uygulaması Başvurusu
e-Fatura işlemlerinde kullanacakları hesap bilgilerini edinebilmek için firmaların GİB’e doğrudan başvurmaları gerekmektedir.
Bunun için tüzel kişi mükelleflerin doldurmaları gereken “e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi’’ formuna ve için gerekli diğer belgelere http://www.efatura.gov.tr/web/guest/basvuru adresinden ulaşılabilmektedir.
2. Mali Mühür Başvurusu
Uygulamayı kullanmak için başvurusu uygun bulunan tüzel kişiler, düzenledikleri e-Faturaların değişmezliğini, bütünlüğünü ve kaynağının doğruluğunu garanti altına almak için Mali Mühür kullanmak zorundadırlar.
“Mali Mühür” cihazı için “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi”nin doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalandıktan sonra GİB’e ulaştırılması gerekmektedir.
Sonrasında başvuruları uygun bulunanların kullanıcı hesapları tanımlanacaktır. Hesaplarının tanımlandığı bilgisi kendilerine iletilenler mali mühürlerinin temini (TÜBİTAK-UEKAE) işlemlerini yerine getirecektir.
Mali mühürün başvuru, işleyiş ve kullanımı ile ilgili tüm bilgi ve belgeler http://mm.kamusm.gov.tr adresinde yer almaktadır.

E defter:
Gelirler İdaresi’nin 24.02.2011 tarihinde yayınladığı, Elektronik Defter Genel Tebliği’nde e-Defter:

“Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.” şeklinde tanımlanmıştır.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hayata geçirilen yasal düzenlemeler ve son dönemlerde getirilen zorunluluk kapsamlarıyla elektronik defterlerin iş hayatına entegrasyonu sıklıkla gündeme gelmekte ve her geçen gün hayatımızda daha önemli bir yer edinmektedir.

e-Defter Uygulama Detayları
Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir’in e-Defter olarak tutulabilmesine izin verilmiştir.
Bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve tüzel kişiler e-Defter uygulamasından yararlanabileceklerdir.
e-Defter olarak oluşturulan dosyalar, GİB’in belirlediği format ve standartlara (XBRL GL) uygun olmalıdır.
e-Defterler aylık dönemler şeklinde oluşturulmalı ve saklanmalıdır.
Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanların, yine elektronik olarak devam etmeleri, kağıt kullanmamaları gerekmektedir.
Mükellefler uygulamadan yararlanabilmek için GİB tarafından onay almış bir yazılım kullanmalıdır.